Küçük İşletme Sahibi Olarak Verimliliğe Nasıl Önem Verirsiniz?


Verimlilik seviyeniz, küçük işletmenizin hayatta kalma şansını belirler. Bu nedenle, markanızın büyümesini ve başarılı olmasını sağlamak için performansınıza ve çıktınıza öncelik vermelisiniz.

Bu makale, üretkenliğinizi artırmaya odaklanmanın etkili yollarını ele alacaktır.

1. Zamanınızı ve Çalışanlarınızı Etkin Bir Şekilde Yönetin

Zaman yönetimi, özellikle küçük işletme sahipleri için ana üretkenlik sürücülerinden biridir.

Sınırlı çalışma saatlerinizi nasıl düzenleyeceğinizi ve optimize edeceğinizi bilmek, daha fazlasını elde etmenize ve zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur.

Ancak zaman yönetimi, geliştirmeye devam etmeniz gereken bir beceridir.

Neyse ki, zamanınızı yönetmenize yardımcı olabilecek farklı teknikler ve yöntemler var. Onları geçelim.

A. Zaman Takibi

Zaman takibi sizin ve çalışanlarınızın çalışma saatlerinizi nasıl harcadığını izlemek için bir zaman izleyici kullanmayı içerir. Özellikle uzak çalışma ortamlarında, faturalandırılabilir saatleri hesaplama ve zaman çizelgeleri oluşturma gibi sıradan süreçlerin stresini ortadan kaldırmanıza yardımcı olur.

Optimize edilmiş programlar oluşturabilmeniz için ne kadar üretken olduğunuzu anlamak için zaman izleme verilerini daha fazla kullanabilirsiniz. Bu tarih ayrıca uzaktan çalışan çalışanları ve görevleri nasıl atadığınızı yönetmenize yardımcı olur.

B. Zaman Harcayanları Belirleyin ve Ortadan Kaldırın

Zaman harcayıcılar, temel iş önceliklerinizi ilerletmenize yardımcı olmayan faaliyetlerdir. Bu etkinlikler, toplantılar, e-postalar ve İnternet’te gezinme gibi şeyleri içerir.

Rick Gilbert tarafından yapılan araştırmaya göre, CNBC tarafından rapor edildişirket yöneticileri toplantıların %67’sinden fazlasının başarısızlık olduğunu savunuyor.

Bu nedenle, programınıza dikkatlice bakın ve önceliklerinizin bir parçası olmayan şeyleri kaldırın. Bu görevleri ve etkinlikleri, en acil görevlerinizi tamamladıktan sonra için planlayabilirsiniz.

Toplantılara gelince, çoğunu proje raporları, hatırlatıcılar ve duyurularla değiştirebilirsiniz. Ekip üyelerinizi, çalışırken kesintiye uğramamaları için e-postaları kontrol etmek ve yanıtlamak için zaman aralıkları planlamaya teşvik edin.

C. Programınızı Yapılandırmak için Zaman Kutusunu Kullanın

Timeboxing, görevlere belirli zaman periyotları tahsis etmeyi içerir. Örneğin, yaklaşan bir proje için bir müşterinin tahmini faturasını oluşturmaya iki saat ayırabilirsiniz.

Bu zaman yönetimi tekniği, odaklanmanıza, dikkat dağıtıcı unsurları engellemenize ve son teslim tarihlerine bağlı kalmanıza olanak tanır.

Görev atamak için de bu yöntemi kullanabilirsiniz. Ancak çalışanlarınızı mikro yönetmek istemeyeceğiniz için, onlara önerin ve zaman sınırlamasını markanızın çalışma kültürüne entegre edin.

D. 25 Dakikalık Kısa Süreli Çalışmalar (Pomodoro Tekniği)

Ekip üyelerinize kullanmaya ve öğretmeye değer bir başka zaman yönetimi tekniği de Pomodoro tekniğidir.

Teknik, Pomodoros adı verilen 25 dakikalık döngüler içinde çalışmayı içerir.

Her Pomodoro, 25 dakikalık bir çalışma süresi ve ardından 5 dakikalık bir moladan oluşur. Ardından 4 Pomodoro’dan sonra 20 dakikalık daha uzun bir mola verebilirsiniz.

Bu, odağı artıran ve daha yüksek üretkenliğe yol açan başka bir tekniktir.

E. Üretken Saatlerinizi Bulun ve Kullanın

Bazı saatler diğerlerinden daha verimlidir ve bu saatler herkes için farklıdır.

Çalışmak için enerjik olduğunuz ve daha fazla odaklandığınız bu dönemleri belirlemek, performansınızı artırmanıza yardımcı olacaktır. Bu nedenle, görevleri nasıl yerine getirdiğinizi izleyin ve gündüz – veya gece – en çok işi teslim ettiğiniz ve daha verimli olduğunuz saatleri bulun.

Günün belirli bir saatinde daha fazlasını yaptığınızı fark ettiğinizde, daha zorlu işler için bu saatleri ayırabilmek için programınızı ayarlamaya başlayın.

Ekip üyelerinizin her birinin üretken saatlerini belirlemek için zaman izleme ve proje yönetimi verilerini de kullanabilirsiniz. Ardından o saatlere zorlu görevler atayabilirsiniz.

2. Mikro Yönetme Dürtüsünü Öldürün

Birçok küçük işletme sahibi, her şeyi kontrol etme dürtüsüne karşı koyamaz. Her küçük sürece dahil olmanın verimliliği sağlamanın en iyi yolu olduğuna inanıyorlar.

Bu strateji çoğunlukla, başkalarının gözetim olmadan fikirleri verimli bir şekilde uygulayamayacağı korkusundan ve birinci sınıf kaliteyi koruma arzusundan kaynaklanır.

Ancak bu iş uygulamasının geri teptiği biliniyor ve birçok üzücü olumsuzlukla birlikte geliyor.

Mikro yönetim, çalışanların moralini etkiler, toksik bir işyerini teşvik eder, üretkenliği azaltır ve çalışan devir hızını artırır.

Yayınlanan bir Trinity Solutions çalışmasına göre Harry E. Chambers’ın My Way or the Highway kitabı:

  • Ankete katılan çalışanların %85’i mikro yönetimin morallerini olumsuz etkilediğini söyledi
  • %69’u mikro yönetilmenin iş değiştirmeyi düşünmelerine neden olduğunu söyledi
  • %36 iş değiştirdiğini söyledi
  • %71 mikro yönetimin iş performanslarını ve üretkenlik seviyelerini düşürdüğünü söyledi

Ve ortaya çıktığı gibi, çalışan devri bir şirketi finansal olarak öldürebilir. Gallup’a göre, ABD’deki işletmeler, gönüllü çalışan cirosu nedeniyle yılda 1 trilyon dolar kaybediyor. Bir çalışan ayrıldığında işinizin bu maliyete ne kadar katkıda bulunduğunu hayal edin.

Bu nedenle, personelinizi ve ekip üyelerinizi her zaman mikro düzeyde yönetme dürtüsüne karşı koyun. Süreç yerine sonuçlara odaklanın ve çalışanlarınıza işleri nasıl yapacaklarını seçme özgürlüğü verin.

3. İletişimi Teşvik Edin

Küçük işletmenizin çıktısı, büyük ölçüde iletişim kültürüne bağlıdır.

İletişim, tuzakları bulup azaltmanıza, sorunları zamanında çözmenize ve üretkenliği artırmanıza olanak tanır. İşbirliğini teşvik eder ve iş süreçlerinizde boşluk olmamasını sağlar.

Bu nedenle, siz ve ekip üyeleriniz arasındaki iletişimi engelleyen her türlü engeli kaldırmalısınız. Onları her zaman birbirlerine ulaşmaya ve güncellemeye teşvik edin ve iletişimi kolaylaştıran araçlar sağlayın.

Bir işletme sahibi olarak, kendinizi her zaman dinlemeye hazır olun ve astlarınızın ihtiyaç duydukları tüm bilgilere erişmelerini sağlayın.

Uzak çalışanları yönetiyorsanız, düzenli sanal toplantılar ve diğer ekip oluşturma etkinlikleri düzenleyerek iletişimi artırabilirsiniz.

4. Çoklu Görevlerden Uzak Durun

Birçok profesyonel, aynı anda birden fazla şey yaptıkları için çoklu görevin faydalı olduğunu düşünür. Ama gerçekler aksini gösteriyor.

Çalışmalar göstermiştir Aynı anda birden fazla görevi üstlenmeye çalıştıklarında, aynı anda birden fazla görevi üstlenen kişilerin zaman kaybetmesine ve düşük kaliteli işler üretmesine neden olur.

Sürekli olarak birden çok görev arasında geçiş yapmanız gerektiğinde, değerli zamanınızı boşa harcıyorsunuz. Ayrıca karmaşık olmayan görevlerin üstesinden gelmek için gereken konsantrasyona sahip olmayacaksınız.

Aynı anda birden fazla şey yapmanın bilişsel etkilerine bakan bir Londra Üniversitesi araştırmasını düşünün. CNN tarafından bildirildi. Araştırmacı Dr Glenn Wilson, gün boyunca her işçinin IQ’sunu çoklu görev yaparken izledi. Aynı anda birden fazla şey yapmaları sonucunda 10 IQ puanı kaybettiklerini bildirdi.

Bu nedenle, sizin ve çalışanlarınızın tek görev uygulamasına uyduğunuzdan emin olun. Daima bir seferde bir işe odaklanın ve bir sonraki şeye geçmeden önce onu yürütün. Bu şekilde, tüm dikkatinizi her seferinde tek bir şeye adadığınız için hataları önleyebilir ve verimliliği artırabilirsiniz.

5. Görevleri Önceliklendirin

Görevlere öncelik vermezseniz üretken olamazsınız. Siz ve çalışanlarınız, birçok çalışma saatini kaydettikten sonra daha az başarı elde edeceksiniz.

Bu nedenle, görevleri atamadan veya ele almadan önce, bunların önem ve aciliyete göre sıralandığından emin olun.

Bir göreve bir ekip üyesine göndermeden önce bir öncelik düzeyi ekleyebilirsiniz.

Kişisel programınızı oluştururken, görevlerinizi önce en acil ve önemli olanları halledecek şekilde düzenlediğinizden emin olun.

Görevlerinizi Kategorize Etmek için Öncelik Matrisini Kullanın

Bu yöntem aynı zamanda Eisenhower matrisi olarak da adlandırılır. Görevlere öncelik seviyeleri atamak için size net bir prosedür sunar.

Farklı öncelik kategorileri vardır, yani:

  • Kritik ve acil
  • Kritik ve acil değil
  • Kritik ve acil değil
  • Kritik değil ve acil değil

Kritik (veya önemli) görevler, temel önceliklerinizle ilgilidir ve önceliklendirilmelidir. Bununla birlikte, hem kritik hem de acil olan (son teslim tarihi yakın) görevler derhal ele alınmalıdır. Acil ve önemli görevleri tamamladıktan sonra ele alınacak kritik ve acil olmayan görevleri planlayabilirsiniz.

Acil olan ancak kritik olmayan görevleri devredebilirsiniz. Büyük olasılıkla beceri setinizi gerektirmezler.

Ardından acil olmayan ve projenizle ilgili olmayan işlerden kurtulun. Bunları yapmanız gerekiyorsa, yapılacaklar listenizi temizlediğiniz veya daha az üretken hissettiğiniz zamanlar için ayırın.

6. Her Şey İçin Teknolojiden Yararlanın

Proses otomasyonundan iş akışınızı düzenlemeye kadar, üretkenliği artırmak için uygulayabileceğiniz farklı teknik çözümler vardır.

Proje ilerlemesini, giderleri ve çalışan üretkenliğini izlemek için bir proje yönetimi platformu kullanabilirsiniz. Ayrıca, iş akışınızı kolaylaştırmak ve müşterilerle işbirliği yapmak için de kullanabilirsiniz.

E-posta yönetim sistemleri, e-posta süreçlerinizi otomatikleştirmenize ve e-posta listelerinizi yönetmenize yardımcı olur.

Dosya paylaşımlı bulut çözümleri, muhasebe programları ve iletişim platformları gibi diğer araçlar da üretkenliği yeni zirvelere taşımanıza yardımcı olacaktır.

7. Tükenmişliği Önlemek İçin Ekibinizin İş Yükünü Verimli Bir Şekilde Yönetin

Tahmin ediliyor ki tükenmişlik ABD’ye ulusal sağlık harcamalarının %8’ine mal oluyor. Tükenmişlik ayrıca yılda 120.000 ölüme kadar takip edilebilir.

Fazla çalışan çalışanların alt ekibinize zarar verdiğine ve gelirinize zarar verdiğine şüphe yok.

Tek çözüm, ekip üyelerinizin iş yükünü, kaldırabileceklerinden fazlasını üstlenmediklerinden emin olmak için verimli bir şekilde yönetmektir.

Bunu yapmak için, her çalışanın şu anda kaç görev yaptığını görmek için zaman izleme ve proje yönetimi verilerinizi kullanın. Ayrıca kaç saat çalıştıklarını da izleyebilirsiniz. Bu şekilde, kimin kendilerini aşırı yorduğunu belirleyebilir ve ihtiyaç duydukları zamanı onlara ayırabilirsiniz.

Verimlilik Her Şeyi Etkiler

İster bir fikir sunuyor olun, ister olası satışlarınızı takip ediyor olun, her bir görevi ve etkinliği nasıl ele alacağınız sonucu belirler.

Bu nedenle, her seferinde bir şeye odaklanmayı, görevleri önceliklendirmeyi, zamanınızı yönetmeyi, iletişim kurmayı ve doğru teknolojiyi kullanmayı unutmayın. Ayrıca çalışma kültürünüzü ve belirli süreçlerinizi optimize etmek için personelinizden geri bildirim almalısınız.


Kaynak : https://www.thenexthint.com/how-to-put-productivity-first-as-a-small-business-owner/19130/

Yorum yapın

Geçici Mail pdf kitap indir instagram takipçi satın al tiktok takipçi satın al SMM Panel PDF Kitap indir